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EL LIBRO DE ACTAS

 
EL LIBRO DE ACTAS

El libro de Actas es el medio para asentar o compilar las actas de los libro de actasacuerdos que se producen en la juntas   de propietarios con respecto a la toma de decisiones, relacionadas con la administración del inmueble y la solución de los problemas de la comunidad de propietarios, de edificios sujetos al régimen de propiedad horizontal.

De acuerdo con lo señalado en la Ley de Propiedad Horizontal, el libro de actas es un compendio que constituye “el mejor medio de prueba en cuanto que en él consten los acuerdos adoptados con sujeción a las previsiones legales, aún cuando la falta de constancia no implica la inexistencia del acuerdo, sino la necesidad de probarlo de una manera más laboriosa y difícil”.

Al respecto, en el artículo 415 del Reglamento Hipotecario, se establece claramente que el libro de actas de la junta de propietarios es un documento  privado; y en el artículo 324, Sección 3 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, vigente hasta el 30 de Junio de 2017, se considera que los “documentos privados” se constituyen en pruebas en los procesos judiciales, cuando son diligenciados como lo establece la ley.

FUERZA PROBATORIA DEL LIBRO DE ACTAS
En el Artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento civil se señala lo siguiente:
“1. Los documentos privados harán prueba plena en el proceso, en los términos del artículo 319, cuando su autenticidad no sea impugnada por la parte a quien perjudiquen.

  1. Cuando se impugnare la autenticidad de un documento privado, el que lo haya presentado, podrá pedir el cotejo pericial de letras o proponer cualquier otro medio de prueba que resulte útil y pertinente al efecto. Si del cotejo o de otro medio de prueba se desprendiere la autenticidad del documento, se procederá conforme a lo previsto en el apartado tercero del artículo 320.
  2. Cuando la parte a quien interese la eficacia de un documento electrónico lo pida o se impugne su autenticidad, se procederá con arreglo a lo establecido en el artículo 3 de la Ley de Firma Electrónica”.

LA DILIGENCIA DEL LIBRO DE ACTAS

Con el propósito de garantizar la validación del contenido del libro de actas como prueba en un proceso judicial, es importante que el mismo sea diligenciado con propiedad y conforme a lo establecido en la ley, por parte de la persona responsable de esta responsabilidad, la cual recae en el Presidente o en el Secretario, según como se establezca en los estatutos de la comunidad de propietarios.

De conformidad con el artículo 415 del Reglamento Hipotecario, los libros de actas de las Juntas de propietarios serán diligenciados de acuerdo con las siguientes normas: a) los libros de actas deberán diligenciarse antes de su utilización, b) no podrá diligenciarse uno nuevo mientras no se acredite la íntegra utilización del anterior, c) en caso de extravío o destrucción del libro, podrá diligenciarse uno nuevo, sólo cuando el Presidente o el Secretario de la comunidad comunique la desaparición o destrucción del libro de actas mediante una nota certificada ante un registrador público, previa información a la comunidad de propietarios.
Para diligenciar el libro de actas de tu comunidad, deberá consignarse un documento ante el Registrador de la Propiedad correspondiente al distrito donde se ubique tu inmueble. El escrito debe contener la siguiente información: la identidad del solicitante y el acta que lo acredita como presidente o secretario de tu comunidad o la afirmación de que actúa por encargo del Presidente de la Comunidad de propietarios.
Igualmente, deben describirse las menciones que identifiquen a la respectiva comunidad de propietarios o los datos de su identificación registral, la fecha de apertura del libro, la presentación del mismo con sus hojas, sean fijas o móviles, numeradas en forma consecutiva con caracteres indelebles.
Una vez presentada la solicitud y el libro, el Registrador asentará la misma en el Diario del Registro y deberá diligenciar el pedido dentro de los cinco días siguientes. Luego, inscribirá  en el Libro de inscripciones al edificio sometido al régimen de propiedad horizontal con la nota marginal, donde se identifica el número de orden del libro diligenciado y su cantidad de hojas.
 

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